LE TRATTATIVE CON LO SPEDIZIONIERE (quinta parte)

a) criteri di scelta

b) specializzazioni

c) rapporti tra cliente e fornitore

d) competitività dell’azienda e dell’agente logistico

e) quotazioni, come crearle, come riceverle, come controllarle

f) controllo addebiti (parte uno)

g) tariffa unica

Pillola dopo pillola siamo arrivati al PUNTO F: controllo degli addebitiche per complessità dell’argomento divideremo in 2 parti. Con questa pillola la prima, con la successiva la seconda e ultima parte del punto F.

Il controllo dei costi dei trasportinon è una norma burocratica che, in base al sistema di qualità, tale persona deve controllare. Non è neppure una semplice registrazione fiscale del documento passivo.

La fase del controllo degli addebiti serve a diverse cose, che spesso, notiamo nostro malgrado, non si effettuano.

Vediamo perché, per capire un po’ da vicino questo strano fenomeno.

Esistono due tipologie di controlli: quello “reale” e quello “astratto”.

Il controllo “reale” consiste nel verificare che la quotazione inviata dallo spedizioniere sia giustamente riportata e tradotta nella fattura definitiva, ovviamente se la quantità preventivata nell’offerta corrisponde alla quantità effettivamente spedita.

Oppure le variazioni, in meno o in più, sono reali e in proporzione alle quantità realmente spedite e in ogni modo coerenti e fedeli al preventivo di trasporto accettato.

Il controllo “astratto” invece si ha quando i trasporti affidati senza una quotazione iniziale: come si fa a dire che il prezzo pagato è un prezzo equo e di mercato? Oppure tutte quelle voce che appaiono all’improvviso sono realmente necessarie e da corrispondere?

La questione del controllo non è da sottovalutare perché pone diversi momenti di organizzazione della gestione dei trasporti.

Esempio: se le spedizioni che sono affidate senza aver concordato una quotazione iniziale, allora in base a cosa sono controllate le voci che compongono i costi e le competenze dello spedizioniere? Con una esemplificazione rappresentiamo il problema appena citato. Paghiamo una spedizione groupage con una tariffa che è l’espressione del rapporto peso volume 1  metro cubo = 350 Kg.

Questo è un parametro che lo spedizioniere ha “deciso” di utilizzare, ma si sarebbe potuto anche concordare il rapporto peso volume 1 metro cubo = 333 kg, e ancora 1 metro cubo = 300 kg, ottenendo così un risparmio.

Oppure un’assicurazione merce non voluta, ma inserita per eccesso di zelo o di “protezione” da parte dello spedizioniere.

Ricordiamo che lo spedizioniere non ha l'obbligo di assicurare la merce. Se a volte propone l’assicurazione o, peggio ancora, stipula un contratto di assicurazione senza un regolare mandato da parte del mittente della spedizione, non sta agendo secondo le regole del “buon padre”, ma cerca una regolare forma di guadagno.

E ancora, una ripartizione dei costi tra venditore e compratore che non risultano conforme al termine Incoterms®. Spesso si assiste a una “errata” interpretazione del termine di resa scelto da qualcuno per la gestione del trasporto.

Altra tipica situazione, cui assistiamo, a volte senza che l’azienda faccia qualcosa, nonostante sia segnalata sono le voci che appaiono all’improvviso oppure giustificata affermando “la quotazione indicava solo i costi di trasporto, le altre voci sono spese da pagare”.

A tutto questo aggiungiamo, sempre per esperienza diretta, che la mole di lavoro negli uffici, la sottodimensione del personale rispetto alle emergenze e alla routine di lavoro, fa sì che il controllo non sia proprio efficace e veritiero. Ma domandiamoci perché avvengono queste cose, perché ci sono questi strani addebiti.

Lo vedremo nel prossimo appuntamento.

Arrivederci al prossimo appuntamento e buoni trasporti e spedizioni.