IL CONTRATTO CON LO SPEDIZIONIERE (prima parte)

Alcune puntate fa abbiamo dedicato alcune pillole al tema del contratto di trasporto e spedizione. Abbiamo illustrato le sue caratteristiche e i riferimenti legislativi.  Da allora siamo ancora intervenuti sul comportamento da osservare con lo spedizioniere, trasportatore o agente logistico coinvolto nel trasporto. Seppur con i limiti dello spazio concesso a questa rubrica, speriamo di aver messo in risalto alcuni degli aspetti basilari delle trattative e della richiesta di quotazioni.

Questi aspetti possono essere utili anche quando è giunto il momento di rinnovare un contratto.

Un rapporto con uno spedizioniere è da tenere anche quando si delinea una strategia di penetrazione in nuovi mercati e in altri momenti legati alle strategie di marketing internazionale e relative politiche di distribuzione.

Questa premessa per dichiarare che sarà questo argomento il punto focale del tema di oggi.

Cosa dobbiamo scrivere nei documenti da redigere quando decidiamo di usufruire dei servizi di uno spedizioniere, trasportatore o dell’agente logistico?

Per mettere lo spedizioniere in condizioni di far bene il proprio lavoro e per poterlo rendere responsabile quando sbaglia bisogna fornirgli istruzioni, indicazioni e comunicare eventuali accordi con il proprio compratore. Questi particolari vanno sempre trasmessi per scritto. BISOGNEREBBE evitare lettere di istruzioni preconfezionate o credere che le email scambiate siano sufficienti.

Dare istruzioni allo spedizioniere è prima di tutto una precisa azione di protezione, non solo della spedizione, ma anche del proprio business. Trasformare una lettera di istruzioni in una lettera di mandato, non solo in caso di trasporti continuativi, che può e deve avere il valore di un vero e proprio contratto.

Un accordo siglato tra le parti, che deve contenere tutti gli estremi precisi dell’intesa con lo spedizioniere. Un contratto deve contenere indicazioni sulle tariffe concordate, sui tempi di transito previsti e addirittura sulle penalità in caso di mancato rispetto degli accordi sottoscritti.

Le piccole, medie e grandi industrie, spesso per pigrizia o semplicemente per mancanza di conoscenze e competenze, evitano di compilare un documento di questo genere, e forniscono solo sommarie informazioni. Il documento che consigliamo di scrivere è invece formale e preciso, perché ogni inesattezza (come, ad esempio, il non riportare le tariffe concordate) può avere conseguenze negative sull’esportatore.

Negli anni passati molte case di spedizione distribuivano moduli prestampati per facilitare l’esportatore. Questi moduli non avevano efficacia, in quanto erano generici e non permettevano di ragionare sulla singola spedizione. Con l’uso sempre più diffuso dei computer e dei vari programmi, questa prassi è stata consolidata. Nel senso che le aziende hanno memorizzato vari file nominati istruzioni per le spedizioni. Gli spedizionieri inviano quotazioni via email, di sicuro svantaggio per l’azienda mittente della spedizione.

La famosa lettera di istruzioni dovrebbe essere abbandonata a favore di un contratto di trasporto, nel caso di utilizzo di un vettore, e di un mandato di spedizione qualora la movimentazione della merce venga affidata a uno spedizioniere. La lettera di istruzioni non ha nessun valore giuridico e, se compilata in fretta e senza ragionamenti, è inutile e dannosa.

Pensiamo ad un trasporto affidato senza applicazione delle regole degli Incoterms® 2010.

Arrivederci al prossimo appuntamento e buoni trasporti e spedizioni.