CHECK LIST PER LA LETTERA DI ISTRUZIONI ALLO SPEDIZIONIERE (prima parte)

Nella prassi quotidiana le aziende non redigono lettere di mandato allo spedizioniere accurate, che hanno valenza sia dal punto di vista giuridico, sia dal punto di vista operativo.

Qui di seguito riportiamo un elenco commentato di elementi chiave che ogni lettera di mandato, salvo le dovute eccezioni, dovrebbe contenere.

*          Riferimenti esportatore/spedizioniere/cliente. I soggetti interessati alla spedizione, che possono essere anche i soggetti da indicare nei vari contratti di trasporto.

*          Tipo di contratto. Ripetitivo, a tempo oppure altra tipologia.

*          Eventuali richiami ad accordi preliminari (prezzo convenuto, prenotazione spazio/mezzi, nave o numero di volo, ecc.)

*          Estremi completi della partita (marche e numeri, numero e tipo di colli, descrizione della merce, peso lordo e peso netto, dimensioni e valore, indicando anche il tipo di valuta con la quale si fattura)

*          Condizioni esatte di “resa” (per ripartizione addebiti). Ovviamente per la resa si consiglia di fare riferimento agli Incoterms 2000 CCI/ICC.

*          Tipologia e modalità di trasporto da utilizzare (nave, aereo, autocarro, ecc.)

*          Indicazioni per ritiro merce (luogo, data approntamento, ecc.)

*          Indirizzo di consegna (con telefono, telefax, email, eventuale telex, persone o dipartimenti a cui fare riferimento ecc.)

*          Pagamento/consegna della merce: “libera” o “vincolata”

*          Voce doganale e tipo di operazione (definitiva, temporanea, rimborso dazio, ecc.)

*          Assicurazione merce. Istruzioni circa l'assicurazione, eventuali coperture da garantire, definizione dei rischi da coprire

*          Avviso a destino. Indicare le modalità per avvisare e/o contattare il destinatario, organizzare lo sdoganamento, la consegna o eventuali magazzinaggi e/o successiva rispedizione.

*          Gestione dei documenti di spedizione e relativa movimentazione dei documenti (all’esportatore, alla banca, al cliente o al suo rappresentante, ecc.)

*          Istruzioni speciali: urgenza, fissaggio, invio gru

*          Avvertenze: merci fragili, pericolose, ecc.

*          Allegati: fatture, packing list, eventuale copia della lettera di credito, ecc.

*          Altri documenti

*          Altre indicazioni relative alla spedizione e all’operatività dell’azienda.

Consigliamo sempre di emettere la lettera di mandato e di inviare tale copia allo spedizioniere.

Serve una prova di “accettazione e conferma” delle istruzioni. Non è necessaria una copia con timbro e firma leggibile, nonché la data di accettazione, basta uno scambio di informazioni in modo tale che lo spedizioniere confermi la ricezione di tale documento.

Questo documento però vincola moltissimo lo spedizioniere. Per questo tende a non voler nessun documento.

Rifletta il lettore sul perché.

Arrivederci al prossimo appuntamento e buoni trasporti e spedizioni.