CHECK LIST PER LA LETTERA DI ISTRUZIONI ALLO SPEDIZIONIERE (seconda parte)

Più che di lettera di istruzioni, bisognerebbe parlare di lettera di mandato.

La lettera di mandato è un contratto a tutti gli effetti. Si tratta, in altri termini, di trasformare accordi contrattuali in “indicazioni operative”. Per questo motivo, parallelamente agli elementi che abbiamo indicato nella check list pubblicata nella puntata precedente, dobbiamo parlare dei requisiti essenziali di una lettera di mandato. Anche se si tratta di una sintesi, crediamo che il lettore attento troverà utili indicazioni da trasformare in procedure che lo aiuteranno a migliorare e salvaguardare il proprio lavoro.

I documenti devono riportare l’indirizzo completo dello spedizioniere. Le lettere di mandato sono contratti veri e propri, quindi non devono e non possono essere indirizzati in modo generico o a persone identificate solo con il nome di battesimo. Vanno indirizzate a persone, indicando nome e qualifica aziendale, accertando, cosa importante, se questo interlocutore ha potere di firma di documenti ufficiali quali contratti, offerte e quotazioni, e in grado di delegare l’operatività poi ai propri collaboratori. Quindi, si utilizza la propria carta intestata.

Si evitino, se possibile, rapporti con gli spedizionieri e/o i vettori, con lettere di mandato generali definite e inviate una volta per sempre, e si eviti anche di utilizzare borderò prestampati oppure forniti dallo stesso spedizioniere. Questi documenti non offrirebbero all’operatore l’opportunità preziosa di pensare e ragionare sulla spedizione, non individuando così i rischi probabili e/o certi.

La lettera di mandato deve quindi sostituire la lettera di istruzioni. Quest’ultimo documento non ha lo stesso valore giuridico: puoi anche non seguire le istruzioni. È un po’ come montare un mobile in Kit. Ci sono le istruzioni che ti guidano, ma puoi fare anche in modo differente. Una lettera di mandato invece è un contratto vero e proprio, che lo spedizioniere deve rispettare perché sottoscritto.

Quindi non produciamo documenti generici, ma pensiamo che quello che sottoscriviamo di fare è un ultimo controllo, una check-list prima che l’azienda perda il controllo fisico della spedizione. Una volta che la merce è in mano all’agente logistico dobbiamo essere tranquilli di aver fatto tutto il necessario per ridurre al minimo costi e rischi.

La lettera di mandato ci da questa grande opportunità operativa.

Arrivederci al prossimo appuntamento e buoni trasporti e spedizioni.