Modelli organizzativi

La riduzione degli errori, l’aumento della qualità, l’organizzazione di procedure più snelle permettono di ridurre la gestione di resi, di aumentare la produttività e il livello di soddisfazione del cliente, e di ridurre i lead time. Proprio la riduzione del lead time comporta una riduzione proporzionale dei livelli di stock da tenere a magazzino. Questo obiettivo può essere ottenuto selezionando fornitori più precisi e affidabili, con la preferenza per fornitori locali. Se a questo si aggiunge anche la condivisione delle previsioni della domanda in un’ottica di Collaborative, Planning, Forecasting e Replenishment (CPFR), si possono ridurre considerevolmente i tempi di approvvigionamento e di conseguenza l’entità delle scorte di sicurezza.

A questo si possono aggiungere nuovi modelli organizzativi con i fornitori stessi che possono ridurre le attività delegate solitamente all’ufficio acquisti. La gestione di forniture in consignment stock (il materiale presso il magazzino del cliente rimane di proprietà del fornitore fino al momento del suo utilizzo) o attraverso kanban (l’ordine viene fatto automaticamente senza l’intervento dell’ufficio acquisti grazie a dei segnali - i kanban o cartellini - che vengono attivati nel momento in cui la merce viene consumata o prelevata) permettono di dedicare le risorse dell’ufficio acquisti al controllo di materiali strategici, sgravando l’ufficio stesso dalla gestione di lunghe procedure di preparazione dei documenti, verifiche della giacenza supportate telefonicamente dai magazzinieri, trasmissione di documenti cartacei e relativo data entry per registrare le informazioni d’ordine sul gestionale. Un processo più fluido, dove le informazioni si generano e vengono trasmesse in formato digitale, permette di ridurre al minimo i tempi e le attività conseguenti a errori di trasmissione o di trascrizione.