FIERE INTERNAZIONALI: COME RENDERLE EFFICACI 3/4

LA PIANIFICAZIONE DELL’ORGANIZZAZIONE DI UNA FIERA

 L’organizzazione di una fiera è la parte operativa che deve corrispondere agli obiettivi della scelta e della successiva preparazione.

Il primo passo da compiere è altrettanto semplice: ricordare i benefici di marketing e di penetrazione nei vari mercati che la fiera deve dare. Questo ci permetterà di concentrarci sulla strategia di promozione da preparare e poi mettere in pratica nella pianificazione della fiera.

Il successo della pianificazione non ha segreti da svelare, se non quello che è necessaria una solida e buona organizzazione che basa il proprio esito positivo non solo sulla cura e sulla scelta di ogni dettaglio, ma anche dalla azioni globali di marketing che saranno adottata e dalla rigida considerazione di piano di lavoro specifico per la fiere. Ma non è sufficiente questo.

Non esiste la certezza che quello che si andrà a rendere esecutivo nella fiera avrà successo, per quanto si prevede tutto, è importante capire anche come andare a misurare il risultati che si otterranno durante e dopo la manifestazione fieristica.

Sembrano questioni difficili da porsi ma basterebbe trovare una risposta a queste 3 semplici domande:

1.      “Perché la nostra azienda deve esporre?”

2.      “Qual è il traguardo massimo che vogliamo raggiungere?”

Ma probabilmente la risposta più importante da analizzare è

3.      “Quale criterio utilizzare per misurare il successo?”

La pianificazione prevede azioni che durano anche molti mesi prima della data prevista per la fiera.

L’organizzazione perfetta di una fiera, prevede un lavoro che inizia almeno 12 mesi prima, per poi concludersi qualche mese dopo la chiusura della manifestazione, con la misurazione economica e con l’analisi del raggiungimento dei “markets target”

Perché è necessario così tanto tempo?

La pianificazione di una fiera e quindi il suo conseguente successo, contiene due tipologie di attività.

Una prima fase, puramente operativa, durante la quale saranno rese esecutive le indicazione e le decisioni logistiche, mentre nell’altra fase, quella strategica gli sforzi saranno dedicati alla pianificazione della campagna di marketing e strumenti di misurazione del successo.

Entrambe i momenti saranno preceduti da una rigorosa stesura del budget, l’importanza del budget oltre ad essere poi verificato a consuntivo ha una sua validità operativa, perché ipotizzando le voci di spese, in realtà si redige la lista delle cose da fare

Per quanto riguarda la prima fase, quella operativa, le azioni da prevedere saranno a grandi linee:

[Preparare i prodotti e i prototipi da spedire.

[Studiare la spedizione della merce sia in andata che in fase di rientro dalla fiera.

[Organizzare i viaggi del personale nonché il dormire e le modalità di movimentazione tra i vari luoghi importanti (aeroporto – albergo – padiglione fieristico, accoglimento di eventuali ospiti etc)

[Organizzare, come già detto, una visita alla fiera prima dell’edizione. Da notare che per fiere di notevole importanza, queste visite sono effettuate anche in occasione di manifestazioni fieristiche diverse, tutto con lo scopo di effettuare sopralluoghi operativi che danno l’idea del luogo e quindi molti dettagli da analizzare saranno studiati direttamente sul luogo.

[Distribuire le varie responsabilità con la nomina di un capo progetto, e di diversi referenti per alcune azioni specifiche.

[Studiare la posizione e la tipologia dello stand. La posizione deve essere adeguata , ad esempio posizionare la propria presenza, laddove è possibile, accanto ad un azienda di grande prestigio i cui prodotti possono essere complementari ai propri, di sicuro permetterà di ricevere nel proprio stand visitatori qualificati e con le idee ben chiare. Mentre la tipologia dello stand deve comunicare immediatamente 3 grandi messaggi:

1.      Mostrare il nome dell’aziende da qualunque parti si arrivi.

2.      Far capire subito che tipologia di prodotto e di servizio si sta offrendo

3.      Come l’azienda può risolvere il problema del potenziale cliente che si accinge ad entrare nello stand

[Selezionare il personale che sarà presente alla fiera e provvedere alla loro formazione.

La seconda fase, quella meno logistica e più strategica, si dovranno realizzare piani e prodotti di marketing.

Tra le azioni sarà da pianificare:

[Come ricevere le persone allo stand, come attirare attenzione e come “strappare” da quest’ultimi preziose informazioni.

[Il criterio di selezione dei potenziali contatti in modo da dedicare ad ogni visitatore le energie sufficienze e necessarie

[Effettuare ricerche di mercato sui Paesi ai quali si intende dare priorità di penetrazione.

[Predisporre una lista di potenziali clienti, evidenziando quali sono presenti nel database aziendale e quali invece sarà necessario contattare, con azioni differenti e stocastiche prima dell’inizio della fiera.

[Individuare potenziali contatti per i Paesi di maggior interesse e sondare circa la loro presenza alla fiera.

[Effettuare una ricerca oculata e mirata sulla concorrenza che è stata già presente alla fiera che sarà presente alla nuova edizione.

[Ipotizzare i nuovi prodotti, i nuoci processi e la nuova tecnologia che potrebbe essere presente alla fiera e se la presentazione sarà fatta solo tramite l’esposizione alla stand oppure saranno dedicati seminari e manifestazioni sponsorizzate e comunque specifiche.

Spazio a parte merita un ragionamento sulle strategie di comunicazione all’interno della fiere e del stand.

La comunicazione con i potenziali clienti nasce da quando il potenziale contatto vede il logo della azienda che espone, prosegue con l’ingresso nello stand dell’azienda e quindi è indispensabile una coerenza di comunicazione, iniziando con il biglietto da visita e proseguendo con la letteratura che sarà fornita al contatto per rinforzare i concetti che si stanno descrivendo.

Successivamente saranno studiati i vari media kits e a tutti quegli oggetti che sono giustamente definita “marketing aids”.

 Continua nella prossima scheda.